举办桂林会议活动需要向所在地公安派出所、场馆方、消防检测单位提供或签订一系列文件，如大型群众性活动情况登记表、会展活动主（承）办委托责任书、承办方安全责任承诺书、会议活动安保方案要素、承办方与场地方及施工单位等签订搭建临时设施安全协议、大型群众性活动情况登记表等。
公安报备流程及事项
一、了解所办活动所在辖区内公安机关关于“大型群众性活动情况报备”的流程及要求。
二、与场馆对接人接触，了解场馆方的布场要求。
三、根据公安机关的要求，来制作相关报备材料。
一般包含：
1.大型群众性活动情况登记表
2.会展活动主（承）办委托责任书
3.活动基本情况及详细流程
4.临时搭建及参会人员花名册
5.主办方安全责任承诺书
6.相关营业执照或资质证明
四、建筑消防电气安全检测合同
会议活动电气防火检测合同
大型会议活动电气防火检测合同
五、安保方案要素
1.活动的时间、地点、内容及组织形式
2.安全工作人员的数量、任务分配和识别标志
3.活动场所消防安全措施
4.活动场所可容纳的人员数量以及活动预计参加人数
5.治安缓冲区域的设定及其标识
6.入场人员的票证查验和安全检查措施
7.消防报备
8.车辆停放、疏导措施
9.现场秩序维护、人员疏导措施
10.应急救援预案
六、承办者与场所管理者以及设计、施工单位和人员签订设计、搭建临时设施的安全协议
1.副厅内布置图
2.会场内L54大屏、舞台统一搭建图
3.主厅内用电图
4.主厅内灯位重量图
5.主厅外场布置尺寸图
6.主厅用电走势图
7.L54大屏、灯光架尺寸图
8.平面尺寸图
9.合影架搭建图
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