桂林会议活动流程及突发状况预案
桂林会议大型活动在执行的时候要严格按照流程做好突发状况预案,要确定会议方案主题,会议主题要紧紧围绕大会总体的工作目标任务。会议方案是会议组织安排的总纲,一套完整齐备的会议策划方案会让整个会执行事半功倍。
桂林会议活动首先是会议场地的布置,在会议开始之前大型活动策划公司工作人员应提前对会场、住地进行勘察了解,并做相应的会场布置。一是会场和会议用品的准备布置。二是迎送接待仪式的确认及排练。三是确保乘车安全和用餐标准。根据大会日程一项项地对会务细节进行实地演练,按照提前提前两个小时提前一个小时的标准做好会议场地布置工作,即每一个会场提前布置完毕,每一项活动提前部署到位;会务工作者提前两个小时到达会场,一切准备工作提前两个小时就绪;全体会议时组织会议代表和列席人员提前一个小时入场。
为了确保会议的顺利进行,也为了让参与会议的人员知悉整个会议流程,事先确定会议的流程图或者流程表,在会议执行期间,热情周到的会议服务工作是必不可少的。会议服务分为会场内服务和会场外服务,涉及会议报到、食宿安排、医疗服务、车辆安排、材料分发、引导入座、会议记录、录音摄像等诸多环节。只有做好会议服务工作,才能更好地推进会议流程的执行。
然后要做好会议活动突发状况预案,如火灾、自然灾害、医疗突发状况等,火灾来势迅速而且凶猛。如果没有适当的灭火器械或相应的工具,火势会蔓延得很快,你和与会者的生命都将面临威胁。酒店的客房内一般都贴有火灾逃离须知。虽然与会者曾经看过多次了,但作为大会的策划者和组织机构,仍然有必要让与会者了解,如果花一点时间把这些注意事项打印在计划书中或作为附加材料发放到与会者手中,就会减少不少不必要的损失,哪怕能仅仅挽救一个人的生命,你所付出的努力也是值得的。
对于自然灾害我们是没有办法的,唯一能做的就是制定出一个恢复计划以及考虑如何弥补损失,在这种情况下保险就是救生员,不要只是关注一般的商业保险,其他种类的保险也是很有用处的,医疗突发事件的话可能在任何时候、任何地点发生,而且常常出乎我们的预料,所以了解这些做好准备才能从容因对。